Quản trị hành chính văn phòng

Về AGEST Việt Nam

AGEST Việt Nam – Công ty phát triển phần mềm hàng đầu tại Nhật Bản có văn phòng đại diện tại Mỹ và Việt Nam.
Sứ mệnh của chúng tôi là mang lại dịch vụ với chất lượng tốt nhất cho khách hàng và đối tác. Khi làm việc tại AGEST Việt Nam, bạn sẽ được:

Làm việc cùng các chuyên gia hàng đầu để tạo ra những sản phẩm chất lượng phục cuộc sống
Cùng nhau chia sẻ kinh nghiệm và tận hưởng khoảnh khắc cùng nhau đạt được mục tiêu!

Về vị trí: Quản trị hành chính văn phòng

Trách nhiệm
o Quản lý các hoạt động được thực hiện trong tất cả các đơn vị làm việc trong văn phòng, bao gồm lập kế hoạch và quản lý thiết lập/mở rộng cơ sở.
o Thiết kế và triển khai các thủ tục hành chính (tiếp tân, kiểm soát ra vào, vận chuyển, thư vào/ra, v.v.), quản lý và xử lý hồ sơ, quản lý hồ sơ, thu thập và báo cáo số liệu thống kê.
o Cung cấp hỗ trợ hỗ trợ điều hành, bao gồm quét, in, kiểm tra tài liệu và chuẩn bị phòng họp cho các nhà lãnh đạo công ty (ví dụ: CEO, Chủ tịch).
o Điều phối các hoạt động chuẩn bị kiểm toán nội bộ, chẳng hạn như thu thập lịch trình của phòng ban để ISO và hỗ trợ chuẩn bị kiểm toán.
o Hỗ trợ các hoạt động triển khai ERP bằng cách hỗ trợ đại diện phòng ban trong giai đoạn thiết lập và đào tạo (trong phạm vi tương lai).
o Thỉnh thoảng làm lễ tân vào các ngày họp quan trọng (ví dụ: các chuyến thăm của giám đốc điều hành tại Tầng 19).
o Hỗ trợ phát triển và triển khai các chính sách nội bộ của văn phòng. Phát triển các SOP, biểu mẫu, quy trình làm việc và kế hoạch phân công.
o Tư vấn cho nhân viên khi phát sinh các tình huống công việc bất thường hoặc khi các quy trình mới được thiết lập.
o Thực hiện các nhiệm vụ hành chính nhân sự, bao gồm giám sát việc đào tạo nhân viên mới và đào tạo liên tục cho các nhân viên khác, giải quyết các vấn đề bất thường của nhân viên và giám sát hồ sơ thời gian và chấm công của nhân viên.
o Thường xuyên họp với các giám sát viên cấp dưới và các nhân viên khác để trao đổi thông tin và thảo luận các vấn đề ảnh hưởng đến văn phòng. Triệu tập và tiến hành các cuộc họp nhân viên chính thức để trao đổi thông tin và thảo luận về các cách thức để văn phòng hoạt động hiệu quả hơn. Chuẩn bị chương trình nghị sự bằng văn bản, ghi biên bản, chuẩn bị tóm tắt bằng văn bản về các vấn đề và kế hoạch hành động để Trưởng phòng xem xét.
o Chuẩn bị sổ tay hướng dẫn và các tài liệu khác mô tả các quy trình, tiêu chuẩn và báo cáo theo yêu cầu của Trưởng phòng.
o Nhận thức được sức khỏe, sự an toàn của nhân viên và giám sát chặt chẽ phòng khám, thuốc men của công ty.
o Là đầu mối liên lạc để biết thông tin liên quan đến các hoạt động của văn phòng, người quản lý có khả năng trả lời mọi thắc mắc trong phạm vi các hướng dẫn đã thiết lập.
o Chịu trách nhiệm kiểm tra thiết bị chữa cháy và thường quản lý các cuộc diễn tập phòng cháy chữa cháy cho nhân viên.
o Chịu trách nhiệm về môi trường làm việc an toàn, bảo hộ lao động và vệ sinh.
o Làm việc chặt chẽ và có mối quan hệ tốt với các trưởng phòng ban khác và những người phụ trách về các vấn đề liên quan đến hành chính và/hoặc văn phòng.
o Thực hiện xử lý sự cố và tham dự các cuộc họp.
o Chuẩn bị ngân sách hàng năm và quản lý/duy trì ngân sách của phòng ban.
o Giám sát việc bảo trì văn phòng bao gồm cơ sở hạ tầng, thiết bị điện, máy điều hòa không khí, v.v.
o Giám sát việc quản lý, thu thập và tiêu hủy hồ sơ tòa án theo các hướng dẫn đã thiết lập.
o Giám sát và/hoặc thực hiện các dự án, nhiệm vụ khác khi được yêu cầu.
o Xây dựng và xem xét các báo cáo về cơ sở hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.

Yêu cầu

Yêu cầu
o Bằng cử nhân quản trị kinh doanh hoặc tương đương
o Có 1 năm kinh nghiệm trở lên trong lĩnh vực hành chính, quản lý văn phòng; ưu tiên quản lý nhiều văn phòng
o Có kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực dịch vụ, đặc biệt là đối với khách hàng nội bộ
o Kỹ năng lãnh đạo và quản lý mạnh mẽ
o Tư duy chiến lược và phản biện
o Kỹ năng đàm phán tốt
o Xuất sắc trong quản lý rủi ro
o Lên kế hoạch và quản lý tốt nhiều công việc/dự án
o Kỹ năng giao tiếp tuyệt vời bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt
o Kỹ năng Office và MS Office tốt

Phúc lợi nhận được

Bạn được gì khi làm việc tại AGEST?

Làm việc và học hỏi cùng đội ngũ đa dạng, chuyên môn cao, phối hợp chặt chẽ, tự chủ và tâm huyết trong việc mang lại giá trị cho khách hàng.
Tham gia chương trình đào tạo tiếng Anh và các khóa học nâng cao kỹ năng chuyên môn do các chuyên gia của chúng tôi giảng dạy.
Môi trường đánh giá lẫn nhau một cách trung thực, giao tiếp cởi mở và hỗ trợ nhau.
Được tài trợ tham gia các khóa học và lấy chứng chỉ quốc tế như PMI, PMP, Scrum Master, Data Science, Cloud (AWS/ GCP/ Azure), và nhiều chứng chỉ khác.

Thưởng và Phúc lợi hấp dẫn:

Khám sức khỏe định kỳ hàng năm và bảo hiểm y tế cao cấp.
Khám sức khỏe định kỳ hàng năm và bảo hiểm y tế cao cấp.
Nghỉ phép hàng năm có thêm (cộng 2 ngày mỗi 3 năm làm việc).
Các chuyến thăm hỏi thăm khám sức khỏe
Các chương trình đào tạo nội bộ đa dạng: đào tạo kỹ thuật từ các chuyên gia, hội thảo hàng quý, chương trình đào tạo dịch vụ Cloud, các buổi chia sẻ kỹ năng mềm, v.v.

Hoạt động thư giãn:

Chơi PlayStation 5 (PS5), board game (cờ bàn, bóng bàn, bi đá), cờ vua,…
Câu lạc bộ thể thao: Đá cầu lông, bóng đá cho các tín đồ thể thao với giải đấu quý và giải thưởng hấp dẫn cho nhà vô địch.
Phòng ăn rộng rãi: Bánh ăn vặt, mì gói, cà phê miễn phí.
Du lịch công ty, tiệc cuối năm, hoạt động gắn kết đội nhóm.
Tận hưởng công việc, học tập và vui chơi.